Nous entendons souvent parler de la gestion de l’intégration dans le management de projet et nous nous posons beaucoup de questions sur ce point.
- C’est quoi la gestion de l’intégration du projet ?
- Quelle est son importance ?
- Comment assurer et réussir l’intégration d’un projet ?
- A quel moment on utilise la gestion de l’intégration ?
- Qui est responsable de ce processus ?
Vous trouverez les réponses à toutes ces questions ici. A commencer par la définition de la gestion de l’intégration du projet.
Chaque projet est constitué de plusieurs éléments interdépendants. Ceux-ci doivent être gérés afin de réaliser les objectifs attendus.
La gestion de l’intégration permet d’organiser, coordonner, synchroniser et consolider tous ces éléments pour avoir un ensemble cohérent et une gestion efficace du projet.
Gérer un projet de bout en bout en assurant le contrôle et suivi de tous les éléments cités précédemment peut s’avérer très complexe. D’où l’importance de la gestion de l’intégration qui facilite la tâche. En effet, elle permet d’avoir une vue globale sur toutes les parties à gérer. Mais surtout analyser l’impact de chacune d’elle par rapport à l’autre.
Le chef de projet veille à ce que le projet soit réalisé avec succès. Par conséquent, il fera des compromis et à prendra des décisions tout au long du cycle de vie du projet. Alors comment pourrait il optimiser et réussir son travail?
Ce n’est possible que s’il opte pour une bonne gestion de l’intégration. Celle-ci lui permettra de maintenir la stabilité et la cohésion de son projet .
L’intégration est une compétence fondamentale du chef de projet. Par conséquent, la gestion de l’intégration du projet est une des responsabilités du chef de projet. Elle ne peut être déléguée ni transférée.
La gestion de l’intégration du projet est réalisée tout au long du cycle de vie d’un projet. Du début jusqu’à la fin. Autrement dit, c’est une activité continue qui touche toutes les phases du projet de l’initialisation à la clôture.
Il existe 7 étapes importantes à suivre pour une bonne gestion de l’intégration. Ces activités sont réparties sur toutes les phases du cycle de vie d’un projet.
1-Elaborer la charte du projet
Cette étape consiste à développer un document important pour le démarrage du projet appelé charte du projet.
C’est quoi une charte du projet?
C’est une fiche d’identité qui donne un aperçu sur tout le projet. Elle inclut les détails suivants:
La charte du projet peut être élaborée par le sponsor ou le chef de projet et le client. Une fois le document approuvé, il initialise formellement le projet. Et donne ainsi le droit et autorité au chef de projet pour commencer sa mission à savoir planifier, exécuter et maitriser le projet.
La charte du projet est un document de référence qui reste valable et utile durant tout le cycle de vie d’un projet.
Quelles est réellement son utilité?
La charte du projet est un moyen de communication qui permet aux parties prenantes de mieux comprendre le Quoi? Pourquoi? Quand? Qui? de votre projet. Elle offre ainsi certains avantages :
- Aligner et orienter l’équipe sur les même objectifs :Le chef de projets consulte la charte si un nouveau membre rejoint l’équipe ou bien l’équipe même est désorientée. Ce qui permettra d’avoir des informations qui vont l’aider à se remettre sur le droit chemin.
- La charte peut servir comme document commercial et marketing : Les informations contenues dans ce document peuvent être utilisées pour justifier et convaincre les parties prenantes pour adhérer à votre projet.
- Feu vert pour le chef de projet : Le chef de projet considère la charte de projet comme une autorisation de lancement de projet.
2-Elaborer le plan de management de projet
La finalité de cette étape est de produire un document qui décrit la façon dont le projet sera exécuté, contrôlé puis clôturé.
Il regroupe les plans de tous les éléments du projet. Il contient également les références de base qui seront utilisées pour mesurer les performances du projet et comparer son exécution avec ces références.
Une fois les données de base définies, le plan de management de projet ne peut être modifié sans une demande formelle de changement. En d’autres termes, pour apporter une modification au plan de management de projet il faut passer par le processus de gestion des modifications.
Quels sont les composants essentiels du plan de management de projet?
Le plan de mangement de projet se compose de:
- Plans de management des différents éléments du projet
- Références de base
- Plan de gestion du périmètre: Il décrit comment définir, contrôler et valider le périmètre.
- Plan de gestion des exigences: Il définit comment analyser, documenter et gérer les exigences.
- Plan de gestion de l’échéancier: Il retrace les activités nécessaires pour établir et exécuter l’échéancier.
- Plan de gestion de la qualité: Il décrit comment appliquer la politique qualité d’une organisation dans un projet.
- Plan de gestion des coûts: Il établit la façon de planifier, structurer et maitriser les coûts.
- Plan de gestion des ressources: Il indique comment gérer, allouer et libérer les ressources.
- Plan de gestion de la communication : Il indique comment gérer et diffuser les informations, Quand et par Qui.
- Plan de gestion des risques: Il établit comment structurer et exécuter ensuite les activités de gestion des risques
- Plan de gestion des approvisionnements : Il établit comment acquérir les biens et services nécessaires pour la réalisation du projet.
- Plan d’engagement des parties prenantes: Il définit comment engager les parties prenantes et les impliquer dans les processus de prise de décisions. Ainsi que l’exécution du projet en fonction de leurs attentes.
Il contient aussi toutes les références utiles pour la comparaison avec les résultats réels du projet.
- Référence de base du périmètre: Elle correspond à l’énoncé du périmètre qui a été approuvé ainsi que l’organigramme des travaux WBS.
- Référence de base de l’échéancier: Il s’agit du modèle d’échéancier approuvé.
- Référence de base des coûts: L’ensemble des données approuvées relatives au budget.
Pourquoi le plan de management de projet est si important?
En tant que chef de projet, vous aurez beaucoup de choses à gérer et à surveiller au moindre détail afin d’augmenter les chances de réussite de votre projet.
Vous devez doubler d’effort notamment au moment de la planification pour produire un bon plan de management de projet. Ce dernier sera votre point de départ pour une gestion organisée et efficace du projet .
3-Diriger et gérer le travail du projet
Une fois votre projet initialisé, planifié et vos documents de départ sont bien établis vous passez à l’étape exécution du travail défini et planifié dans votre plan de management de projet.
L’étape diriger et gérer le travail du projet implique la réalisation des tâches suivantes:
- Exécuter les activités planifiées dans le plan de management de projet;
- Produire les livrables attendus;
- Analyser l’impact des modifications sur l’ensemble du projet;
- Appliquer les changement approuvés;
- Faire la collecte des données de performance du projet.
Les documents utilisés durant cette phase sont:
- Journal des points à traiter: Il répertorie tous les points qui doivent être résolus et qui sont susceptibles de toucher la performance du projet. Cela peut être un écart, une incohérence ou des conflits.
- Demande de changement: C’est une demande de modification qui peut être soumise par toutes les parties prenantes. Elle peuvent alors correspondre à n’importe quel élément du projet ex: coût, qualité, périmètre, échéancier…etc.
- Données de performance d’exécution: Ce sont les indicateurs et les mesures relevées durant l’exécution du projet. Elles permettent ainsi aux parties prenantes de suivre l’évolution du projet.
4-Gérer les connaissances du projet
L’objectif de cette étape est d’utiliser et tirer le meilleur parti des connaissances et informations existantes et acquises pour faciliter l’exécution du projet en cours et des projets futurs.
Toutes ces données sont enregistrées dans un registre ou base de connaissances afin que toute l’organisation puisse en bénéficier.
La base de connaissance doit donc contenir toutes les connaissances qu’elles soient explicites ou tacites.
- Les connaissances explicites : Ce sont les connaissances qui peuvent être facilement transférées et transmises verbalement via des mots ou bien à travers des documents écrits, des illustrations. On peut citer comme exemple les procédures, le code de la route, les manuels et tutoriels.
- Les connaissances tacites : Ces connaissances sont difficiles à exprimer et à formaliser parce qu’elles ne sont pas tangibles comme le savoir-faire, intuition et croyances.
Téléchargez notre modèle de base de connaissance.
5-Maîtriser le travail du projet
Cette étape consiste à surveiller le travail du projet du début jusqu’à la fin, elle permet à l’équipe de management de projet d’avoir un aperçu sur l’évolution du projet et surtout prendre les mesures correctives et/ou préventives nécessaires pour atteindre les objectifs.
L’objectif de cette étape est de maintenir le projet sur la bonne voie et observer le projet à la loupe pour détecter le moindre écart.
Les différentes activités de ce processus sont :
- S’assurer que le projet ne s’éloigne pas des objectifs fixés;
- Veiller à ce que le projet réponde aux besoins des parties prenantes;
- Recueillir et quantifier les données de performances pour comparer l’exécution réelle du projet avec le prévu sur le plan de management de projet;
- Analyser les données de performance de façon à évaluer le besoin d’actions correctives ou préventives, puis recommander celles jugées nécessaires;
- Maîtriser la mise en œuvre des changements approuvés au fur et à mesure ;
- Produire des rapports appropriés sur l’avancement et l’état du projet.
Un des documents importants de cette étape est le rapport sur la performance d’exécution. Il regroupe toutes les informations relatives à l’exécution du projet et qui serviront ensuite comme support aux prises de décision et action à entreprendre.
Télécharger notre modèle de rapport de performances
6-Maîtriser les changements
N’importe quel projet peut subir plusieurs changements durant tout son cycle de vie. Ils peuvent être initiés par toutes les parties prenantes qui participent dans le projet.
Les changements peuvent influer sur tous les éléments du projet qui repose sur des références de base. Sans la maitrise de ces changements, le projet peut être voué à l’échec.
Tous les changements doivent faire l’objet d’une demande de changement formelle. Evidemment documentée et enregistrée, qui sera par la suite revue, approuvée ou bien rejetée durant ce processus.
Le document produit à l’issue de cette étape est le journal des changements qui englobe toutes les demandes traitées durant tout le projet.
7-Clore le projet ou la phase:
Si tout le travail prévu pour votre projet est achevé, les livrables transférés et approuvés par le client alors il est temps de clôturer votre projet.
La clôture est la dernière étape du cycle de vie d’un projet qui signifie la fin d’un projet ou d’une phase. La réussite de cette étape requiert l’exécution de plusieurs tâches à savoir:
- Vérifier que tout le travail a été bien achevé et toutes les réserves sont levées;
- S’assurer que les livrables sont bien acceptés et approuvés par le client;
- Libérer les ressources pour d’autres projets;
- Archiver toutes les informations du projet pour une utilisation future;
- Mesurer la satisfaction des parties prenantes;
- Tenir une réunion post-mortem pour faire un bilan sur tout ce qui s’est passé dans le projet
- Recueillir les points positifs
- Enumérer les points négatifs
- Citer les suggestions d’amélioration
Le projet est bien terminé et toutes les taches de clôture ont été achevées. Alors c’est parti pour la rédaction du rapport final qui retrace la vie du projet et capitalise toute l’expérience vécue.
Quel est réellement l’intérêt de la capitalisation d’expérience?
La capitalisation d’expérience vous permet de faire un bilan complet de votre projet. En incluant notamment son déroulement, les objectifs, les points positifs et les points négatifs. Sans oublier les résultats obtenus et une analyse comportementale.
Toutes ces informations peuvent être utilisées comme base pour la mise en place des bonnes pratiques et modèles. Ils serviront pour toute l’organisation et aux projets futurs.
Télécharger notre modèle de rapport final